Make vs n8n vs Google Apps Script: Nên chọn ‘vũ khí’ tự động hóa nào cho nhu cầu của bạn?

Có bao giờ bạn ước một ngày có 25 tiếng không? Hay đơn giản hơn là muốn thoát khỏi những công việc cứ lặp đi lặp lại đến phát ngán, để dành tâm trí cho những ý tưởng lớn lao hơn, những dự án thực sự tạo ra đột phá? Nếu câu trả lời là có, thì bạn không hề đơn độc đâu! Đó chính là nỗi niềm chung của rất nhiều người trong chúng ta, những ai luôn khao khát làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn.

Mình là Toàn, một chuyên gia tối ưu vận hành, và mình cũng từng vật lộn tìm cách cải thiện quy trình làm việc y hệt như bạn vậy. Tin vui là, trong thời đại công nghệ này, chúng ta có những trợ thủ đắc lực giúp biến mong ước đó thành hiện thực. Đó chính là các công cụ tự động hóa quy trình (workflow automation) – những người bạn đồng hành giúp chúng ta ủy thác những tác vụ lặp lại cho máy móc, giải phóng đôi tay và trí óc của mình.

Trong vô vàn lựa chọn ngoài kia, có ba cái tên mà mình – với vai trò người xây dựng hệ thống tự động hóa (AI Systems Builder) và cũng là người từng vật lộn tìm cách tối ưu công việc như bạn – thường xuyên gặp và sử dụng trong các dự án thực tế: Make (trước đây là Integromat), n8n, và Google Apps Script (GAS).

Mỗi anh chàng này lại có cá tính, điểm mạnh, điểm yếu riêng, như những vũ khí bí mật trong kho tàng công nghệ vậy. Bài viết này, mình sẽ giúp bạn soi kỹ từng món, dựa trên kinh nghiệm thực chiến của mình, để bạn có thể tự tin chọn ra trợ thủ phù hợp nhất, giúp bạn làm ít hơn mà hiệu quả hơn. Cùng khám phá nhé!

I. TẠI SAO CẦN CÔNG CỤ TỰ ĐỘNG HÓA?

Trước khi đi sâu vào so sánh chi tiết, mình muốn nhấn mạnh một điều: Tự động hóa không phải là xu hướng nhất thời, mà là nhu cầu tất yếu trong thời đại số hóa. Theo nghiên cứu của McKinsey, trung bình mỗi nhân viên văn phòng dành tới 28% thời gian làm việc chỉ để đọc và trả lời email, chưa kể đến các tác vụ lặp lại khác như nhập liệu, sao chép dữ liệu giữa các hệ thống, tạo báo cáo…

Các công cụ workflow automation ra đời để giải quyết chính xác vấn đề này. Chúng giúp bạn kết nối các ứng dụng với nhau, tự động chuyển dữ liệu, kích hoạt hành động dựa trên điều kiện cụ thể – tất cả đều diễn ra mà không cần sự can thiệp thủ công của bạn. Kết quả? Bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc sáng tạo, những quyết định chiến lược thực sự tạo ra giá trị.

Xem thêm về cách tự động hóa có thể biến đổi doanh nghiệp tại: Giải đáp các câu hỏi về n8n – nền tảng tự động hóa lớn nhất toàn cầu

II. ĐẶT LÊN BÀN CÂN: SO SÁNH CHI TIẾT MAKE VS N8N VS GOOGLE APPS SCRIPT

Để chọn được công cụ đắc lực nhất cho mình, chúng ta cần cùng nhau xem xét chúng qua các lăng kính quan trọng sau đây nhé:

1. Giao diện và trải nghiệm người dùng (UI/UX)

• Make (Integromat):
  • Điểm mạnh: Mình phải nói rằng, giao diện kéo-thả (drag-and-drop) của Make thực sự là số dzách! Nó được thiết kế dạng biểu đồ (visual flowchart) cực kỳ trực quan, giúp bạn dễ dàng hình dung luồng công việc. Các module kết nối với nhau cứ như những viên lego vậy, thân thiện lắm, đặc biệt là với những bạn mới bắt đầu hoặc không rành về kỹ thuật.
  • Điểm yếu: Tuy nhiên, khi kịch bản (scenario) của bạn trở nên quá rắc rối với nhiều nhánh rẽ, việc quản lý và theo dõi trên giao diện có thể hơi loạn mắt một chút.
• n8n:
  • Điểm mạnh: n8n cũng dùng giao diện trực quan dạng node-based (kết nối các nút), trông rất gọn gàng và hiện đại. Điểm cộng lớn là nó cho phép mình tùy biến luồng logic mạnh mẽ hơn Make ở một số khía cạnh. Cứ như một sân chơi rộng lớn hơn cho những ai thích vọc vạch ấy!
  • Điểm yếu: Cách các node kết nối và xử lý dữ liệu của n8n có thể hơi khác biệt một chút so với Make, nên bạn sẽ cần một ít thời gian để làm quen ban đầu. Nhưng yên tâm, không quá khó đâu!
• Google Apps Script (GAS):
  • Điểm mạnh: Khác hẳn hai anh bạn trên, GAS không có giao diện kéo-thả. Nó là nền tảng dựa trên code (JavaScript) thuần túy. Trình soạn thảo code tích hợp sẵn trong các ứng dụng Google (Sheets, Docs, Forms…) khá đơn giản và quen thuộc nếu bạn đã từng làm việc với code. Đặc biệt là nó nằm ngay trong môi trường Google mà bạn đang dùng hàng ngày.
  • Điểm yếu: Nếu bạn dị ứng với code hoặc muốn mọi thứ trực quan, thì GAS chắc chắn không phải là lựa chọn dành cho bạn rồi.

2. Sức mạnh và khả năng tích hợp (Apps & Connectors)

• Make:
  • Điểm mạnh: Make sở hữu một thư viện ứng dụng (apps) được hỗ trợ cực kỳ lớn, lên tới hơn 1000+ ứng dụng! Mình cá là hầu hết các dịch vụ phổ biến bạn đang dùng đều có mặt ở đây. Khả năng kết nối đủ thứ với nhau là điểm sáng lớn nhất của Make.
  • Điểm yếu: Đôi khi, việc muốn tùy chỉnh quá sâu hoặc xử lý logic siêu phức tạp trong một module cụ thể có thể bị giới hạn so với việc tự viết code. Make sẽ bó tay ở những chỗ bạn cần tùy biến quá đặc thù.
• n8n:
  • Điểm mạnh: Thư viện tích hợp (integrations) của n8n cũng rất phong phú và đang lớn mạnh từng ngày. Điểm cực kỳ mạnh mẽ của n8n là nó cho phép bạn lách luật bằng cách viết mã JavaScript tùy chỉnh ngay trong các node (ví dụ: Function node). Điều này mang lại sự linh hoạt gần như không giới hạn, giúp bạn giải quyết được những bài toán mà Make hay bó tay. Mình còn có thể dễ dàng tạo các node tùy chỉnh (custom nodes) nữa cơ!
  • Điểm yếu: Số lượng app tích hợp sẵn có thể vẫn còn kém Make một chút ở vài ngách đặc biệt, nhưng n8n đang đuổi kịp rất nhanh đó nha!
• Google Apps Script:
  • Điểm mạnh: GAS là người nhà của hệ sinh thái Google. Thế nên, nó tích hợp sâu và mạnh mẽ nhất với tất cả các dịch vụ Google Workspace như Sheets, Docs, Gmail, Drive, Calendar, Forms… Bạn có thể làm những điều mà Make hay n8n khó hoặc không thể làm được bên trong các ứng dụng Google (ví dụ: thao tác cực kỳ chi tiết với từng ô trong Google Sheet, gửi email cá nhân hóa). Và cái hay là nó hoàn toàn miễn phí khi dùng trong môi trường Google.
  • Điểm yếu: Việc kết nối với các ứng dụng bên ngoài Google trở nên phức tạp hơn đáng kể. Bạn thường sẽ phải vật lộn với API và viết khá nhiều code để làm được điều đó.

3. Triển khai và lưu trữ (Hosting & Deployment)

• Make: Make hoạt động hoàn toàn trên cloud (SaaS). Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản và chiến thôi. Cực kỳ đơn giản, bạn chẳng cần lo lắng gì về cái nhà để Make hoạt động cả.
• n8n:
  • Điểm mạnh: n8n có cả phiên bản Cloud (trả phí) và phiên bản tự host (self-hosted). Đây là một lợi thế siêu to khổng lồ nếu bạn muốn toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình, tùy chỉnh môi trường hoặc muốn tiết kiệm chi phí khủng khiếp khi dùng nhiều. Bản self-hosted có giấy phép fair-code rất hào phóng cho cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.
  • Điểm yếu: Tự host đòi hỏi bạn phải có chút kiến thức cơ bản về máy chủ, Docker (hoặc nhờ một chuyên gia như mình setup ban đầu là xong!).
• Google Apps Script: GAS hoạt động ké trên hạ tầng của Google. Hoàn toàn miễn phí và bạn chẳng cần bận tâm gì đến hosting. Tuy nhiên, Google có đặt ra một số giới hạn (quotas) về thời gian chạy, số lần gọi API… mà bạn cần lưu ý khi sử dụng quá nhiều.

Xem thêm về cách triển khai n8n self-hosted tại: Hướng dẫn toàn diện về Queue Mode để mở rộng hệ thống n8n self-hosted bền vững

4. Chi phí đầu tư (Pricing)

• Make: Make có gói Free khá ổn áp để bạn bắt đầu và trải nghiệm. Các gói trả phí sẽ tăng dần dựa trên số lượng operations (hành động) bạn sử dụng mỗi tháng. Chi phí có thể nhảy vọt nếu nhu cầu tự động hóa của bạn trở nên khổng lồ đó nha.
• n8n:
  • Cloud: Có gói Free và các gói trả phí tương tự Make, dựa trên số lần thực thi (executions).
  • Self-hosted: Đây mới là ngôi sao về chi phí! Gần như miễn phí cho việc sử dụng các tính năng cốt lõi. Bạn chỉ tốn chi phí duy trì máy chủ (VPS/server), có thể rất rẻ (chỉ vài đô la mỗi tháng). Chỉ khi nào bạn cần các tính năng doanh nghiệp nâng cao xịn xò hơn thì mới cần trả phí thôi.
• Google Apps Script: Tuyệt vời ông mặt trời là GAS hoàn toàn miễn phí! Bạn chỉ bị giới hạn bởi các quotas sử dụng của Google thôi.

5. Cộng đồng và hỗ trợ (Community & Support)

• Make: Cộng đồng của Make rất lớn, có cực nhiều tài liệu hướng dẫn, và diễn đàn hỗ trợ cũng rất nhiệt tình. Hỗ trợ từ nhà cung cấp Make.com cũng khá tốt nếu bạn dùng gói trả phí.
• n8n: Cộng đồng n8n đang phát triển nhanh như vũ bão, đặc biệt là những fan cuồng của bản self-host và thích tùy biến. Diễn đàn và kênh Discord rất năng động, lúc nào cũng có người sẵn sàng giúp đỡ. Tài liệu thì đầy đủ khỏi phải bàn.
• Google Apps Script: Vì dựa trên JavaScript, nên GAS có một cộng đồng developer siêu to khổng lồ. Vô vàn tài liệu, ví dụ, và các diễn đàn hỏi đáp như Stack Overflow chính là người bạn thân của mọi lập trình viên. Hỗ trợ chính thức từ Google thì có giới hạn một chút.

6. Độ khó để bắt đầu (Learning Curve)

• Make: Dễ nhất! Cực kỳ thân thiện với người mới bắt đầu, bạn sẽ nhanh chóng tạo ra những tự động hóa đầu tiên mà không cần biết tí gì về code.
• n8n: Khó hơn Make một chút, ở mức trung bình. Bạn cần dành chút thời gian làm quen với khái niệm node và cách dữ liệu chạy qua workflow. Nhưng tin mình đi, nó vẫn dễ tiếp cận hơn nhiều so với việc phải viết code hoàn toàn.
• Google Apps Script: Khó nhất! Đòi hỏi bạn phải có kiến thức về lập trình JavaScript và hiểu rõ cách các ứng dụng Google hoạt động. Đây là sân chơi của những ai không ngại code.

7. Bảng so sánh tổng hợp

Để bạn dễ hình dung hơn, mình tổng hợp lại trong bảng so sánh chi tiết dưới đây:

III. VẬY, AI DÀNH CHO AI? CHỌN VŨ KHÍ PHÙ HỢP

Sau khi đã soi kỹ từng chiến binh, Toàn muốn nhấn mạnh rằng: Không có công cụ nào là vua tuyệt đối đâu. Việc lựa chọn hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu, kỹ năng hiện có và bối cảnh cụ thể của bạn đấy!

1. Khi nào nên chọn Make?

• Bạn mới chập chững bước vào thế giới tự động hóa và yêu thích sự trực quan, dễ dùng.
• Bạn cần kết nối nhanh chóng với RẤT NHIỀU ứng dụng khác nhau mà không muốn đụng chạm gì đến code.
• Bạn ưu tiên sự tiện lợi của nền tảng cloud và sẵn sàng chi trả theo mức độ sử dụng để đổi lấy sự an nhàn.
• Bạn không có nhu cầu hoặc nguồn lực để tự quản lý hạ tầng (self-host).
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn triển khai nhanh các quy trình tự động hóa cơ bản đến trung bình.

Ví dụ use case phù hợp với Make:

• Tự động thêm khách hàng mới từ Google Forms vào CRM và gửi email chào mừng
• Đồng bộ dữ liệu giữa các công cụ marketing như Mailchimp, HubSpot, Facebook Ads
• Tạo báo cáo tự động từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau

2. Ai nên về đội n8n?

• Bạn muốn sự linh hoạt tối đa, có thể tùy chỉnh sâu bằng code khi cần thiết để xử lý những kịch bản khó nhằn.
• Bạn đề cao quyền kiểm soát dữ liệu và/hoặc muốn có lựa chọn self-host để tối ưu chi phí, tăng cường bảo mật. Đây là một lợi thế cực lớn về lâu dài.
• Bạn có một chút nền tảng kỹ thuật (hoặc sẵn sàng học hỏi/tìm sự hỗ trợ để setup self-host, như mình chẳng hạn!).
• Bạn tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ với chi phí tiềm năng cực kỳ cạnh tranh (nhất là bản self-hosted).
• Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống AI Agent phức tạp hoặc tích hợp nhiều API tùy chỉnh.

Ví dụ use case phù hợp với n8n:

• Xây dựng chatbot AI thông minh với khả năng xử lý ngữ cảnh phức tạp
• Tự động hóa quy trình phức tạp với nhiều điều kiện logic và xử lý dữ liệu nâng cao
• Tích hợp với các hệ thống nội bộ hoặc API tùy chỉnh của doanh nghiệp
• Xây dựng hệ thống RAG Chatbot với kiến thức riêng của công ty

Xem thêm về cách sử dụng n8n tại: n8n phiên bản 2.0.0: Bản cập nhật lớn nhất kể từ v1.0

3. Google Apps Script là chân ái nếu…

• Bạn sống và làm việc chủ yếu trong hệ sinh thái Google Workspace (Sheets, Docs, Gmail…). Mọi thứ bạn muốn tự động hóa đều xoay quanh các ứng dụng nhà Google.
• Bạn biết hoặc không ngại học lập trình JavaScript. Đây là chìa khóa để bạn mở khóa toàn bộ sức mạnh của GAS.
• Bạn cần thực hiện các tác vụ tự động hóa cực kỳ sâu và phức tạp bên trong các ứng dụng Google, những thứ mà các công cụ kéo-thả khó lòng làm được.
• Ngân sách là yếu tố quan trọng nhất (miễn phí là ưu tiên hàng đầu của bạn).
• Bạn làm việc trong môi trường giáo dục hoặc tổ chức phi lợi nhuận sử dụng chủ yếu Google Workspace.

Ví dụ use case phù hợp với Google Apps Script:

• Tự động tạo báo cáo từ dữ liệu Google Sheets và gửi qua Gmail theo lịch
• Xây dựng hệ thống quản lý dự án đơn giản hoàn toàn trên Google Sheets
• Tự động hóa quy trình duyệt và quản lý Google Forms responses
• Tạo custom menu và functions trong Google Sheets cho team

IV. KINH NGHIỆM THỰC CHIẾN: KHI NÀO TOÀN DÙNG CÔNG CỤ GÌ?

Trong những dự án thực tế mà mình đã triển khai cho khách hàng tại GenStaff, mình thường kết hợp cả ba công cụ này tùy vào từng tình huống cụ thể. Để bạn có cái nhìn thực tế hơn, mình xin chia sẻ một vài case study:

1. Dự án cho startup công nghệ (20-30 nhân sự)

Yêu cầu: Tự động hóa quy trình onboarding nhân viên mới, đồng bộ dữ liệu giữa HR system, Slack, Google Workspace, và các công cụ nội bộ.

Giải pháp: Mình đã chọn n8n self-hosted vì:

• Chi phí tiết kiệm (chỉ ~$10/tháng cho VPS)
• Toàn quyền kiểm soát dữ liệu nhân sự nhạy cảm
• Có thể tùy chỉnh logic phức tạp để xử lý các trường hợp đặc biệt
• Dễ dàng mở rộng khi công ty phát triển

2. Dự án cho agency marketing (10 nhân sự)

Yêu cầu: Kết nối Facebook Ads, Google Ads, các công cụ email marketing, CRM và tạo báo cáo tự động cho khách hàng.

Giải pháp: Mình đã chọn Make vì:

• Tích hợp sẵn với hầu hết các nền tảng marketing phổ biến
• Team không có background kỹ thuật, cần công cụ dễ dùng
• Setup nhanh, không cần bảo trì hạ tầng
• Chi phí hợp lý với quy mô operations

3. Dự án cho trường học

Yêu cầu: Tự động hóa quy trình quản lý điểm danh, báo cáo học tập, gửi thông báo cho phụ huynh qua email.

Giải pháp: Mình đã chọn Google Apps Script vì:

• Trường đã sử dụng Google Workspace cho toàn bộ hệ thống
• Hoàn toàn miễn phí (quan trọng với ngân sách giáo dục)
• Tích hợp sâu với Google Sheets để quản lý dữ liệu học sinh
• Dễ dàng training cho giáo viên có background IT cơ bản

V. LỜI KHUYÊN KHI BẮT ĐẦU VỚI CÔNG CỤ TỰ ĐỘNG HÓA

Dù bạn chọn công cụ nào, đây là những điều mình học được qua nhiều năm làm việc với tự động hóa mà mình muốn chia sẻ với bạn:

1. Bắt đầu từ những tác vụ đơn giản

Đừng cố gắng tự động hóa mọi thứ ngay từ đầu. Hãy chọn một quy trình đơn giản, lặp lại thường xuyên và gây phiền nhiễu để bắt đầu. Ví dụ: tự động sao chép dữ liệu từ email vào spreadsheet, hoặc gửi thông báo Slack khi có form mới được submit.

2. Tài liệu hóa workflow của bạn

Trước khi xây dựng automation, hãy vẽ ra sơ đồ quy trình (flowchart) trên giấy hoặc dùng công cụ như Miro, FigJam. Điều này giúp bạn hình dung rõ ràng logic và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi implement.

3. Luôn có error handling

Automation không bao giờ hoàn hảo 100%. Luôn thiết lập cơ chế xử lý lỗi và thông báo khi có vấn đề xảy ra. Điều này cực kỳ quan trọng để tránh mất dữ liệu hoặc các sự cố nghiêm trọng.

4. Test kỹ lưỡng trước khi đưa vào sản xuất

Hãy test workflow với dữ liệu thật (nhưng ở môi trường test) và các edge cases khác nhau. Đừng bao giờ test trực tiếp trên production data!

5. Học từ cộng đồng

Cả ba công cụ đều có cộng đồng mạnh mẽ với rất nhiều template và workflow mẫu. Đừng ngại tham khảo và học hỏi từ những gì người khác đã làm. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể chỉ cần customize một chút từ template có sẵn thay vì build from scratch.

Xem thêm các workflow mẫu mà mình đã chia sẻ tại: Bot tạo ảnh miễn phí với Telegram, Gemini và Pollinations trên n8n

VI. XU HƯỚNG TƯƠNG LAI CỦA WORKFLOW AUTOMATION

Trước khi kết thúc, mình muốn chia sẻ một chút về xu hướng mà mình đang thấy trong lĩnh vực tự động hóa:

1. AI-powered automation

Cả Make và n8n đều đang tích hợp mạnh mẽ với các mô hình AI như GPT, Gemini, Claude. Điều này mở ra khả năng tự động hóa các tác vụ phức tạp hơn nhiều như phân tích nội dung, tạo content, trả lời khách hàng thông minh…

2. Low-code đang thay thế no-code

Xu hướng không phải là no-code hoàn toàn (như Make) mà là low-code (như n8n) – nơi bạn có thể bắt đầu với visual interface nhưng có khả năng extend bằng code khi cần. Điều này cung cấp best of both worlds.

3. Self-hosted và data privacy

Với những lo ngại ngày càng tăng về privacy và data sovereignty, các giải pháp self-hosted như n8n đang được ưa chuộng hơn, đặc biệt ở các doanh nghiệp và tổ chức có yêu cầu bảo mật cao.

Tìm hiểu thêm về tương lai của phát triển phần mềm với AI Agent

VII. LỜI KẾT: KHÔNG CÓ CÔNG CỤ TỐT NHẤT, CHỈ CÓ CÔNG CỤ PHÙ HỢP NHẤT

Make, n8n, và Google Apps Script đều là những trợ thủ tuyệt vời, sẵn sàng giúp bạn tự động hóa công việc, giải phóng thời gian quý báu và năng lượng tinh thần cho những điều thực sự ý nghĩa. Cá nhân mình đã và đang sử dụng cả ba công cụ này tùy vào tính chất và yêu cầu của từng dự án.

Lời khuyên chân thành nhất từ kinh nghiệm của Toàn là: Đừng ngại thử nghiệm! Cả Make và n8n đều có phiên bản miễn phí hoặc dùng thử rất hào phóng để bạn khám phá, còn GAS thì miễn phí hoàn toàn. Dành một chút thời gian vọc vạch sẽ cho bạn cảm nhận chân thực nhất về từng công cụ, giúp bạn chọn mặt gửi vàng đúng chiến binh cho mình.

Hy vọng bài so sánh này đã mang đến cho các bạn cái nhìn rõ ràng hơn và giúp bạn tự tin hơn khi bước vào thế giới tự động hóa. Hãy mạnh dạn thử đi, vì như triết lý mình luôn theo đuổi: AI (và tự động hóa) không thay thế bạn – nó giải phóng bạn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc lựa chọn và triển khai công cụ tự động hóa cho doanh nghiệp hoặc cá nhân, đừng ngần ngại liên hệ với Toàn nhé! Mình rất mong được trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm cùng các bạn. Và đừng quên chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy nó hữu ích, cũng như đăng ký nhận thông tin để cập nhật những nội dung mới nhất về AI và tự động hóa từ mình!

Nguyễn Thiệu Toàn

Tôi là người biến ý tưởng thành hệ thống AI và Tự động hóa thực tế. Tôi dùng Marketing để tìm hiểu những khó khăn bạn đang gặp, sau đó xây dựng các giải pháp tự động để giúp bạn thoát khỏi những công việc tẻ nhạt. Mục đích là để bạn có thể tập trung vào những việc lớn hơn, chứ không phải để thay thế vị trí của bạn.

Xem thêm

Xem thêm về Nguyễn Thiệu Toàn